2.4 Datenverarbeitung im Rahmen des Newsletters (Civic Coding-Update)
2.4.1 Zweck
Wenn Sie sich auf den Newsletter-Verteiler von Civic Coding eintragen, werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet, um Ihnen den Newsletter zuzusenden und statistische Analysen zur Systemleistung durchzuführen. Wir nutzen die Daten nicht für sonstige eigene Zwecke.
Für eine wirksame Registrierung benötigen wir eine valide E-Mail-Adresse. Um zu überprüfen, dass eine Anmeldung tatsächlich durch den Inhaber einer E-Mail-Adresse erfolgt, setzen wir das „Double-opt-in“-Verfahren ein. Hierzu protokollieren wir die Bestellung des Newsletters, den Versand einer Bestätigungsmail und den Eingang der hiermit angeforderten Antwort. Weitere Daten werden nicht erhoben. Die Daten werden ausschließlich für den Newsletter-Versand verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.
2.4.2 Art der Daten und Quellen
Bei der Anmeldung zum Newsletter werden die übermittelten personenbezogenen Daten der/des Nutzenden gespeichert. Das sind ausschließlich die E-Mail-Adresse der/des Nutzenden.
2.4.3 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage Ihres Einverständnisses nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO.
2.4.4 Empfänger*innen (ggf. Drittland)
Die Verwaltung der Newsletter-Abonnements wird von unserem Dienstleister ifok GmbH übernommen. Als Dienstleister für den Verstand des Newsletters wird CleverReach eingesetzt. Ihre Daten werden daher an die CleverReach GmbH & Co. KG übermittelt. CleverReach ist es dabei untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke, als für den Versand von Newslettern zu nutzen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
2.4.5 Speicherdauer
Bei der Registrierung werden Ihre Daten auf unserem Server gespeichert und eine Bestätigungsnachricht mit einen Link zur endgültigen Registrierung an die angegebene E-Mail Adresse generiert. Soweit Sie die Registrierung nicht durch den Link in dieser E-Mail bestätigen, werden die Daten nach sieben Tagen gelöscht.
Erst durch Bestätigung des Links in der E-Mail werden Ihre Daten zum Newsletter-Versand für die Dauer der Nutzung unseres Newsletter-Angebots gespeichert.
Wenn Sie zukünftig keinen Newsletter mehr erhalten möchten, können Sie diesen jederzeit wieder abbestellen, z. B. per E-Mail an info@civic-coding.de oder über den Link zur Abbestellung am Ende des Newsletters, den Sie in jeder Newsletter-E-Mail vorfinden. Die von Ihnen angegebenen Daten werden dann automatisch gelöscht.
2.4.6 Automatische Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.
2.4.7 Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten
Ohne Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten ist der Erhalt des Newsletters nicht möglich. Durch das Anmeldesystem mit einer zusätzlichen Bestätigungsnachricht, die einen Link zur endgültigen Registrierung enthält (Double-opt-in) ist sichergestellt, dass der Newsletter von Ihnen explizit erwünscht ist.
2.5 Datenverarbeitung im geschlossenen Community-Bereich
2.5.1 Zweck
Auf unserer Website bietet das BMAS Nutzer*innen die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren und dadurch in den geschlossenen Bereich einloggen zu können. Im Mitgliederbereich stehen erweiterte Informationen, Inhalte und Funktionalitäten zur Verfügung.
Die Daten werden zu dem Zweck erhoben, die Anmeldung für den nicht-öffentlichen Bereich zu ermöglichen, ebenso wie
- die Kontaktaufnahme zwischen registrierten Nutzenden zu ermöglichen,
- der grundlegenden Funktionalitäten der Plattform: das Matching,
- die Kontaktaufnahme durch das BMAS sowie durch die vom BMAS, BMUV und BMFSFJ beauftragten Dienstleister*innen,
- die Einreichung von Ideenskizzen und Projektanträgen und deren Bearbeitung sowie
- zu statistischen Zwecken.
Die E-Mail-Adresse dient als Möglichkeit der Kontaktaufnahme als Benutzername und kann dementsprechend nicht mehr geändert werden. Die E-Mail-Adresse wird bei der Registrierung als primäre Kontaktmöglichkeit gesetzt. Die Kontaktoption kann im Profilbereich geändert werden. Dabei ist immer mindestens eine Kontaktoption anzugeben, um den grundlegenden Zweck des geschlossenen Bereichs
− die Kontaktaufnahme und die Vernetzung der registrierten Nutzenden
− zu ermöglichen.
Bei bestimmten Aktivitäten − wie etwa bei der Registrierung oder beim Anlegen und Veröffentlichen einer Projektidee − werden Hinweis-E-Mails an die Nutzer*innen zur Plattform Administration versendet.
2.5.2 Erweiterte Informationen zur Chatfunktion im geschlossenen Community-Bereich
Mittels der Funktion "Chat" können registrierte Nutzer*innen über einen 1:1-Chat miteinander kommunizieren. Die Nutzer*innen müssen registriert sein, um auf den Chat zugreifen zu können. Auf Basis einer Vernetzung können zwei Nutzer*innen miteinander chatten. Die Vernetzungsanfrage muss zuvor über das Profil gestellt und von den jeweils anderen Nutzenden angenommen werden. Bei einer Ablehnung sind die Personen nicht miteinander vernetzt, wodurch die*der gewünschte Chat-Partner*in nicht in der Netzwerk-Liste im Chat angezeigt wird.
Ein neuer Chat kann über die Netzwerk-Liste gestartet werden. Nach Auswahl der*des gewünschten Chat-Partner*in öffnet sich ein neues Chat-Fenster. Damit der Chat tatsächlich gestartet wird, muss eine erste Nachricht verfasst und versendet werden. Die Chat-Partner*innen erhalten daraufhin eine Chat-Anfrage. Diese kann angenommen sowie abgelehnt werden. Bis zur Annahme oder Ablehnung können keine weiteren Nachrichten geschrieben werden. Bei einer Ablehnung wird der Chat nicht gestartet. Nach einem Neuladen kann eine neue Chat-Anfrage gestellt werden. Bei einer Annahme ist der Chat offiziell aktiv und es können beide Chat-Partner*innen Textnachrichten verfassen.
Wird mittels des Profils die Vernetzung aufgelöst, ist der Chat zwar weiterhin in der Chat-Liste sicht-, aber nicht mehr nutzbar. Die Vernetzung kann in diesem Fall über das Chat-Fenster wieder angefragt sowie angenommen oder abgelehnt werden.
Die Chat-Nachrichten können gelöscht werden. Die Löschung erfolgt zunächst nur bei der*dem Chat-Partner*in, von der*dem die Löschung ausgelöst wurde. Bei der anderen Person sind die Chat-Nachrichten weiterhin einsehbar. Eine vollständige Löschung für alle Chat-Beteiligten erfolgt erst, wenn beide den Chat gelöscht haben.
Wird ein Profil gelöscht, ist der Chat auch für die andere Person nicht mehr nutzbar. Die verfassten Nachrichten sind jedoch weiterhin einsehbar. Eine vollständige Löschung des Chats wird erst dann vorgenommen, wenn beide Chat-Partner*innen ihr Profil gelöscht haben.
Es besteht die Möglichkeit eine Person über den Chat zu blockieren. Dies ist mit der Blockierung über das Profil verknüpft. Mit blockierten Personen kann kein neuer Chat gestartet und gechattet werden. Der Admin kann die Blockierung im Adminmodul einsehen. Ein bestehender Chat mit einer geblockten Person ist in der Chat-Liste weiterhin sichtbar, kann jedoch nicht genutzt werden. Die blockierende Person kann die Blockierung im Chat-Fenster auflösen. Daraufhin muss allerdings erneut eine Vernetzung eingegangen werden, da diese durch die Blockierung aufgelöst wurde. Die Vernetzung kann in diesem Fall auch über das Chat-Fenster angefragt sowie angenommen oder abgelehnt werden.
Es besteht die Möglichkeit eine Person über den Chat zu melden. Dies ist mit der Meldefunktion über das Profil verknüpft. Mit gemeldeten Personen kann weiterhin gechattet werden. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit eine einzelne Chat-Nachricht über den Chat zu melden. Bei Meldungen muss ein Grund sowie eine Beschreibung angegeben werden. Eine gemeldete Nachricht sowie die 5 vorherigen Nachrichten können vom Admin im Adminmodul eingesehen werden.
In der Chat-Liste sowie in der Netzwerk-Liste kann mittels eines Suchfeldes nach Chats bzw. Kontakten gesucht werden. Bei den geschriebenen Chat-Nachrichten werden folgende Punkte erfasst:
- Geschriebene Nachricht
- Uhrzeit / Datum
- Name der Verfasser*in der Nachricht
- Profilbild des*der Verfasser*in der Nachricht
- Position
- Link to Profil-Details
Neue Chat-Nachrichten werden im Header angekündigt. Eine Voransicht (Preview) ist nicht vorhanden. Die Nachrichten müssen über den Chat selbst eingesehen werden.
Der Chat kann auch mobil über den Browser genutzt werden und wurde mittels des externen Tools "Mattermost" entwickelt.
Medien können aktuell nicht über den Chat versendet werden. (Stand: 12.09.23)
Mit dem Admin-Channel "Civic Coding" kann nicht gechattet werden.
(Stand: 12.09.23)
Bei der Nutzung des Chats sind von allen Beteiligten die Nutzungsbedingungen sowie die Diskussionsregeln der Netiquette zu beachten.
2.5.3 Erweiterte Informationen zum Antrag für die Projektberatung im geschlossenen Community-Bereich
Wenn Sie sich für die Projektberatung der Initiative Civic Coding über das Bewerbungsformular im Community-Bereich bewerben, werden Ihre E-Mail-Adresse wie optional auch Anrede, Name und Vorname von uns auf einem Server gespeichert. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage Ihres Einverständnisses nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Die Verwaltung der personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Beratungsangebots wird von den vom BMAS, BMUV und BMFSFJ beauftragten Dienstleister*innen der Digitas GmbH, der ifok GmbH sowie zukunft zwei gmbh und Nextcoder Softwareentwicklungs GmbH übernommen. Wir setzen diese Daten ausschließlich für die Durchführung der Projektberatung ein. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter und nutzen sie auch nicht für sonstige eigene Zwecke.
Durch das Anmeldesystem ist sichergestellt, dass dies von Ihnen explizit erwünscht ist.
2.5.4 Erweiterte Informationen zum Antrag für den Accelerator im geschlossenen Community-Bereich
Wenn Sie sich für den „Civic Coding-Accelerator - Wirkung erzeugen mit KI“ der Initiative Civic Coding über das Bewerbungsformular im Community-Bereich bewerben, werden Ihre E-Mail-Adresse wie optional auch Anrede, Name und Vorname von uns auf einem Server gespeichert. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage Ihres Einverständnisses nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Die Verwaltung der personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Accelerators wird von den vom BMAS, BMUV und BMFSFJ beauftragten Dienstleister*innen der Digitas GmbH, der ifok GmbH sowie facts and fiction GmbH übernommen. Wir nutzen diese Daten ausschließlich für die Durchführung des Accelerators. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter und nutzen sie auch nicht für sonstige Zwecke.
Durch das Anmeldesystem ist sichergestellt, dass dies von Ihnen explizit erwünscht ist.
2.5.5 Art der Daten und Quelle
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:
- Typ der vertretenen Institution bzw. Angabe ‚Privatperson‘
- Name der Institution (entfällt bei Privatpersonen)
- Vorname
- Nachname
- eine gültige E-Mail und
- Passwort.
Ergänzend können freiwillige Angaben gemacht werden zu Anrede, Titel, Funktion, Wohnort und URL. Angaben darüber, auf welchem Weg man auf die Plattform aufmerksam geworden ist oder zu Interessen und Kompetenzen, sind ebenfalls freiwillig. Die Bereitstellung der Daten erfolgt in allen Fällen durch die Nutzenden selbst.
2.5.6 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung des Namens, der Kontaktmöglichkeit und der Postanschrift erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG. Die Angabe der weiteren personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m.Art. 7 DSGVO.
2.5.7 Empfänger*innen (ggf. Drittland)
Personenbezogene Daten der Nutzer*innen werden von uns grundsätzlich nur dann an Empfänger*innen außerhalb des BMAS übermittelt, soweit dies zur Projektdurchführung erforderlich ist (z. B. im Rahmen der Vergabe der Preisgelder und der Projektförderung insbesondere an externe Gremiumsmitglieder und über den geschlossenen Mitgliederbereich an alle weiteren Teilnehmenden dieses geschlossenen Bereichs). Für den technischen Betrieb und die Administration der Website ist der vom BMAS beauftragte Dienstleister Digitas GmbH zuständig. Die Aufgaben der Projektdurchführung werden durch die vom BMAS beauftragten Agenturen ressourcenmangel GmbH und 356 sherpas GmbH erfüllt.
2.5.8 Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie das für die Projektdurchführung oder Dokumentation erforderlich ist. Die Mitgliedschaft im geschlossenen Bereich kann jederzeit beendet werden und die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die uns durch die Registrierung erteilt wurden, kann jederzeit widerrufen werden. Gleiches gilt für den Wunsch auf Löschung des Profils und die damit verbundenen gespeicherten Daten. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an info[at]civic-coding.de. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Jedoch hätte eine Nichteinwilligung die Folge, dass ein Zugriff auf den geschlossenen Mitgliederbereich und somit auch auf seine Funktionen nicht möglich ist.
2.5.9 Automatische Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.
2.5.10 Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten
Ohne die Kontaktdaten und ggf. personenbezogenen Projektdaten ist die Teilnahme an dem im geschlossenen Bereich bezweckten Austausch nicht möglich.
2.6 Karten auf dem Webportal
2.6.1) Zweck
Die Projektlandkarte bietet eine ganzheitliche Übersicht über die geförderten Projekte im Rahmen der Civic Coding Initiative. Für die Visualisierung wird der Kartendienst der OpenStreetMap Foundation (OSMF) genutzt, mit Sitz im St. John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Die Kartenansicht basiert auf dem Kartenmaterial der MapTiler Maps API der MapTiler AG mit Standort in Höfnerstrasse 98, Unterägeri, Zug 6314, Schweiz.
Beide Dienste nutzen die anonymisierte IP der Nutzenden zu ausschließlich um etwaige missbräuchliche Nutzungen ihrer Systeme zu unterbinden und zu eigenen Analysezwecke. Zudem werden technische notwendige Informationen zu dem genutzten Browser, Endgerät und Betriebssystem erhoben, um das Kartenmaterial korrekt darzustellen.
Mit der Nutzung des Kartenmaterials stimmen die Nutzenden der Erhebung der Daten zu.
2.6.2) Art der Daten und Quelle
- zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers (die letzten 6 Zeichen werden anonymisiert)
Die personenbezogenen Daten erzeugt das BMAS zwar beim Besuch des Web-Angebots, die IP-Adresse wird jedoch bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass die nutzenden Personen für das BMAS, MapTiler und OSMF anonym bleiben.
Dafür ist die Software so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.
2.6.3) Rechtsgrundlage
Diese Anonymisierung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 a) sowie Art. 6 Abs. 1 c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 c) DSGVO (Grundsatz der Datenminimierung). Die kurzzeitige Erhebung der IP-Adresse vor der Anonymisierung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO und im Übrigen gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG. Die notwendigen Informationen zur Darstellung des Kartenmaterials werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG verarbeitet.
2.6.4) Empfänger
Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der jeweiligen Dienstleister Im Auftrag des Dienstleisters Digitas im Auftrag des BMAS. Eine Speicherung der Nutzungsinformationen findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an andere Dritte erfolgt nicht.
2.6.5) Speicherdauer
Die IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass die nutzenden Personen für das BMAS anonym bleiben. Die erhobenen Daten werden von OSFM für eine Dauer von 180 Tagen gespeichert. MapTiler speichert die Daten für einen Zeitraum von 20 Minuten.
2.6.6) Speicherdauer
Die erhobenen personenbezogenen Daten sind technisch notwendig.